iimon TECH BLOG

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コミュニケーションを円滑に進める為のslackの使い方

こんにちは、iimonの山根です。 本記事はiimonアドベントカレンダー2日目の記事となります。

1. 背景

業務、コミュニティ活動でslackを使っています。 普段何気なく使っているchatの使い方を改善することで周りの方とのコミュニケーションを円滑に進められると思った為です。

2. メッセージの分量

2.1 70文字以内が理想

スマホ画面であれば大体3行ほどでまとまる量です。 情報量をどうしても減らせない場合は、「箇条書き」や「ナンバリング」がおすすめです。

2.2 無駄な文章を省く

  • メンションの後の『さん』
  • 『お疲れ様です』などの挨拶←その日初めての連絡であれば必要かと思います
  • 余計に使っている修飾語
    • 例 革新的な
  • 余計に使っている敬語
    • 例 ○○させていただきます

2.3 1つの情報を書く“一文一義”

1文には一つの情報しか書かない

3. 構成

3.1 結論を記した文から書く

チャット文章の基本構成は幹→枝→葉

  • 幹・・・最重要メッセージで、いわゆる結論
  • 枝・・・結論に付随する理由や根拠
  • 葉・・・具体例や補足情報

4. 読みやすさを意識

4.1 主語と述語はできるだけ近づける

主語は消したバージョンにしてます。 私はchatで主語を書かないケースが多いです。

ビルドの処理速度改善の為、以下修正しました！ 確認お願いします

↓

以下修正しました！ 確認お願いします
ビルドの処理速度改善の為です

4.2 過去に同じ説明をした場合はそのリンクを貼る

4.3 漢字3割、ひらがな7割

文章内に漢字が多すぎると、堅苦しい・小難しそうに見えるなどストレスを感じる人もいるそうです。 以下がひらがなに変換しやすい例です。

  • 「下さい」を「ください」
  • 「事」を「こと」
  • 「及び」を「および」

5. 曖昧さをなくす

5.1 相手が次の行動にスムーズに移行できるようにする

相手に判断を委ねたり、察してもらうことを前提にしたりする書き方は誤解を招く可能性があります。 以下がその例です。

  • 「後で連絡します」
  • 「少し足りないです」
  • 「自分はこう思いますが……」

以下を意識することが大切です。 日時や数量を明確に示す 自身の意見を具体的に示す

5.2 無駄なやり取りを増やさない

言葉足らずだと送られた側は読んだ後に具体的にどのような行動を取ればいいのか判断に迷います。 以下がその例です。

  • 「企画書をお送りします。よろしくお願いします。」
    • 確認後、売り上げデータの追加をお願いします」など「よろしく～」の中身を欠かさずに伝えるべきです
  • 「新しい図面の件、できると思います」
    • 作業に取り掛かれるのか、作業が完了するのか、どちらなのかを伝えるべきです。
    • 数値的な情報もあればなお良いです
      • 例　12/3には修正込みで完了します

以下を意識することが大切です。

  • 相手に“してもらいたい行動”を具体的に表現する
  • 相手が理解に困らないようにする

勿論、雑談も適度にすることは大切だと思ってます。

5.3 カタカナ語を使うことによるイメージのブレ

例えば「コピー」という書き方だと、「キャッチコピー」なのか、「ボディコピー」なのか複数の解釈が生まれます。

こちらの記事から以下の意見があることがわかりました。

  • 本当に意味を分かって使っているのか怪しい時がある
  • 日本語のほうが短くわかりやすい言葉もある
  • 話の途中で出てくると遮りづらいので後でこっそり調べている人もいる

勿論、業務で頻発する語句は言葉の意味をしっかり理解しておく必要があります。

以下を意識することが大切です。

  • カタカナ語は日本語に直してみる
  • できるだけ解像度の高い言葉を使う

6. 「感謝」や「ねぎらい」を書いて伝える

必要なことだけを書き連ねると冷たい印象になります。 ポジティブな感情は「余計と思うくらい伝えた方がよい」です。 以下はその例です。

  • 「ありがとう」
  • 「助かっているよ」
  • 「ゆっくり休んでください」

断定的な言葉遣いや、ネガティブなワードを書くと必要以上に相手に強く伝わってしまう可能性があリます。 以下はその例です。

  • 前にも説明したはずなんですが。。
  • 言ってる意味がわからないです。

サンドイッチ話法

これを解決するのが「サンドイッチ話法」です。 ネガティブな内容をポジティブな内容で挟むことで、相手に柔らかい印象を与えられます。

以下が例です。 「よく頑張っていると思います。 ただ、資料が3カ所間違っていたので修正してほしいです。 明日のプレゼン頑張りましょう。 期待しています」

7. 語尾

文章のみのやり取りですと言葉の使い方次第で「リアルよりも冷たく」感じられるかもしれません。 伝える際は「ちょっとオーバー」気味で書くのが良いそうです。 こちらの記事が参考になります。

8. チャットと通話の使い分け

情報はできるだけチャットのようなデジタルで処理し、感情共有とクリエイティブな意見交換はアナログにするのが大切です。

長文になりそうな相談事は、「○○の件で相談したいです。ビデオ会議してもいいですか？」などと、頭出しだけチャットに書きます。続きは音声での会話に移行する方が伝わりやすいです。 その後話して決まった内容をchat等に記録することで認識の齟齬が生れません。

9. コミュニケーションの総量を増やす

皆が意見を書き込みやすい雰囲気を作ることが大切です。 心理的安全性を担保することです。

前述したネガティブな発言、返信があると新たなコミュニケーションは引き出しづらくなります。 コメントに対して「いいね」マークを付けるなどリアクションすることも有効です。 slackだと「なるほど」のような短文もリアクシションに使えます。

10. 参考

11.最後に

最後まで読んでくださりありがとうございます！

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次のアドベントカレンダーの記事は最近内側広筋の発達が著しいhogeくんです！！ どんな記事を書くのか楽しみですね！